Het begon allemaal in 1993 met het artikel ‘Iets over het nodeloos vervoeren van karton’ van Van Velten. Van Velten kritiseert daarin het huidige proces van (papieren) aanbieding van het afschrift van de notariële akte en kadasterformulier bij het kadaster ter inschrijving in de openbare registers (OR). Waarom zou dit niet elektronisch of digitaal kunnen plaatsvinden?

Niet lang daarna heeft het Kadaster de elektronische aanlevering van documenten ter inschrijving in de OR in nauw overleg met de KNB in studie genomen. Een en ander heeft nu geleid tot de ondertekening op 6 mei 1998 van een voorlopig werkdocument, het Convenant Kadaster-Notariaat inzake elektronisch aanleveren. Daarmee is opnieuw een belangrijke stap gezet om het elektronisch aanleveren van een digitaal equivalent van de notariële akte te realiseren. Deze werkwijze zal na aanpassing van de Kadasterwet en de Uitvoeringsregeling Kadasterwet 1994 mogelijk voor het jaar 2000 kunnen worden ingevoerd.

Deze technologische verworvenheid biedt het Kadaster tevens de mogelijkheid om gegevens en documenten in de OR elektronisch raadpleegbaar te maken. Hier liggen grote kansen ten aanzien van de toegankelijkheid van de OR. De werkwijze houdt vooralsnog ook belangrijke risico’s in vanuit het oogpunt van rechtszekerheid. In het convenant wordt de mogelijkheid om bij de raadpleging van de OR gebruik te maken van moderne middelen (voorlopig) niet genoemd. In deze bijdrage willen wij kort op enkele problemen samenhangend met de verschijningsvorm van de OR ingaan.

Drie problemen spelen een centrale rol bij het creëren van digitale OR. Ten eerste zijn er de (juridische) problemen van de elektronische vorm van aanlevering van stukken. Zo is de bewijskracht van bij het kadaster elektronisch geleverde documenten (nog) niet geregeld.

Het tweede probleem is de stand der techniek die er onder andere voor zorgt dat ‘state of the art’ betrouwbare gegevens over een aantal jaar niet meer als betrouwbaar betiteld kunnen worden.

Ten derde kan de duurzaamheid van de opslagmedia als probleem voor de digitale OR worden beschouwd. Wat immers als de elektronische akten over een aantal jaar niet meer beschikbaar en/ of leesbaar zijn?

Bij het elektronisch aanleveren van documenten ter inschrijving in de OR zal het papier en daarmee gepaard gaande foutenbronnen geen rol meer spelen. In plaats van een papieren afschrift van de akte en kadasterformulier zal een digitaal equivalent van de notariële akte via een gesloten netwerk bij het Kadaster worden aangeboden. Bij het Kadaster zullen, naast de inhoudelijke wettelijke eisen, integriteit en authenticiteit van het equivalent worden gecontroleerd en een bewijs van ontvangst en bewijs van inschrijving of weigering elektronisch naar de aanbieder worden teruggezonden.

De integriteit, de volledigheid van het document, wordt gecontroleerd aan de hand van de hashwaarde, een controlegetal dat uniek is voor het betreffende digitale (!) equivalent. De zekerheid ten aanzien van de echtheid van het equivalent, de authenticiteit, wordt dor de elektronische handtekening bepaald. Nadat de medewerker van het Kadaster het digitale equivalent heeft ingeschreven zal het onderdeel van de (eventueel digitale) openbare registers uitmaken.

Het Kadaster heeft veel aandacht besteed aan het in kaart brengen van mogelijke juridische knelpunten bij de elektronische aanlevering van documenten ter inschrijving in de OR. Bewijsrechtelijk lijken er geen onoverkomelijke problemen. Ook de huidige praktijk verdient in dit opzicht geen schoonheidsprijs. In de huidige voorstellen wordt voorts de bevoegdheid van de notaris tot het digitaal aanleveren van documenten aan het Kadaster niet gebaseerd op te sluiten overeenkomsten maar gekoppeld aan een vergunningenstelsel op basis van de Kadasterwet. Ook aan de aansprakelijkheidsverdeling, met het oog op fouten en gebreken, tussen notaris en Kadaster is onderzocht. Deze blijkt bij de elektronische aanlevering niet tot wezenlijke veranderingen in het huidige stelsel hoeven te leiden.

Tenslotte ziet ook het MDW-rapport ‘Elektronisch verrichten van rechtshandelingen’ geen principiële juridische belemmeringen voor het elektronisch aanleveren aan de OR.

Het convenant gaat er vooralsnog vanuit dat er na inschrijving geen sprake is van digitale openbare registers maar van openbare registers van geanalogiseerde digitale equivalenten (microfilms).

Deze kennen een aantal knelpunten. Ten eerste gaat met de omzetting van digitaal naar analoog de mogelijkheid om de integriteit en de authenticiteit te controleren verloren. De elektronische handtekening en de hashwaarde kunnen immers slechts met een computer geverifieerd worden. De notaris kan weliswaar een beroep doen op gebreken in integriteit en authenticiteit van het geanalogiseerde digitale equivalent, maar moet om deze te kunnen constateren wel het geanalogiseerde equivalent bij het Kadaster opvragen of inzien.

Tenslotte zullen door de voorgestelde wekwijze de OR bestaan uit analoge kadasterformulieren en geanalogiseerde digitale equivalenten. Twee verschillende soorten ‘akten’ die niet hetzelfde betrouwbaarheidsniveau hebben. Ons inziens geen wenselijke situatie.

Elektronische verstrekking uit de digitale OR volgt niet uit de tekst van het convenant. Dit lijkt, met het oog op de grotere toegankelijkheid van de OR in een maatschappij waar digitale gegevensuitwisseling steeds belangrijker wordt, niet gewenst en niet aan te sluiten op het landelijk beleid. Het Kadaster onderkent intussen dit bezwaar en studeert daarom op de mogelijkheid de OR toch digitaal raadpleegbaar te maken.

Het houden van digitale openbare registers lijkt op het eerste gezicht een logisch gevolg van elektronisch aanleveren. De digitale equivalenten behouden immers de controlemogelijkheid op integriteit en authenticiteit en kunnen centraal én digitaal bij het Kadaster worden geraadpleegd en verstrekt. Integriteit en authenticiteit kunnen na inschrijving door de notaris vanachter zijn PC worden gecontroleerd.

Het Kadaster zal aan digitale OR dezelfde eisen moeten stellen als aan analoge. De beschikbaarheid en leesbaarheid van digitale gegevens moeten gegarandeerd worden en de controles op integriteit en authenticiteit moeten behouden blijven. Deze eisen geven een aantal problemen.

De duurzame beschikbaarheid van digitale van digitale gegevens, bijvoorbeeld over 100 jaar, op het oorspronkelijke opslagmedium is op dit moment niet gegarandeerd.

De digitale media worden gekenmerkt door snelle technologische ontwikkelingen. Door steeds veranderende standaardtalen, soft- en hardware kan de leesbaarheid van digitale gegevens in gevaar komen. Het na verloop van tijd kopiëren van gegevens naar nieuwere en wellicht duurzamere media ligt als oplossing voor de hand.

Snelle veranderingen stellen ook hoge eisen aan de archivering van de gegevens. Per bestand zal bijvoorbeeld bijgehouden moeten worden in welk formaat het is opgemaakt en welk elektronisch handtekeningprotocol van welk jaar is gebruikt.

Door de snelle technologische ontwikkelingen zal ook de zekerheid ten aanzien van de echtheid van de ingeschreven equivalenten afnemen. Computers worden sneller en elektronische handtekeningen die nu onkraakbaar zijn zullen dat na een bepaalde periode niet meer zijn. Een onbevoegde van buiten of een medewerker van het Kadaster zou bijvoorbeeld (in opdracht) een aantal jaren na inschrijving de elektronische handtekening van een notaris kunnen namaken en in de OR een akte wijzigen (bijvoorbeeld een hypotheekakte). De schuldige partij aanwijzen is in dit geval erg lastig. Niet in de laatste plaats omdat de wijzigingen fysiek ongemerkt kunnen worden gerealiseerd.

Er vanuitgaand dat schade pas ontstaat nadat partijen met mogelijk fraude zijn geconfronteerd, is de realisatie van digitale schaduwregisters een mogelijkheid om niet geautoriseerde wijzigingen op te sporen. Deze schaduwregisters zouden niet raadpleegbaar mogen zijn voor medewerkers van het Kadaster. Bij twijfel over de integriteit en authenticiteit zouden de gegevens uit de OR aldus kunnen worden vergeleken met de gegevens uit het schaduwregister.

Een andere oplossing kan het bijhouden van een hashwaarderegister zijn. Indien de hashwaarde van het digitale equivalent van de akte overeenkomt met de hashwaarde vermeldt in het hashwaarderegister heeft het zijn integriteit behouden. Komen ze niet overeen dan is het digitale equivalent gewijzigd en daarmee niet meer integer. Is het daarentegen gewijzigd dan is het niet mogelijk, in tegenstelling tot bij de digitale schaduwregisters, het gewijzigde digitale equivalent te vervangen.

Ook bij de invoering van de digitale OR geldt echter date er in principe openbare registers met verschillende soorten ‘akten’ komen; de reeds bestaande analoge openbare registers van kadasterformulieren en de openbare registers van digitale akten en andere documenten.

Elektronische aanlevering is een betrouwbaar proces dat past in deze tijd van Internet, electronic commerce, e-mail, en elektronisch belasting aangifte doen. Op termijn moet het mogelijk zijn om van Internet een akte uit de OR in te zien en eventueel een gewaarmerkt digitaal stuk geleverd te krijgen. Naast de snellere uitwisseling van gegevens uit de digitale OR, wordt door Internet ook de potentiële groep raadplegers aanzienlijk vergroot.

Op dit moment brengt de realisatie van volledige digitale OR, met de betekenis die afdeling 3.1.2 BW daaraan verbindt, echter nog allerlei onzekerheden met zich mee die (nog) niet goed op juiste waarde kunnen worden geschat en tot een oplossing kunnen worden gebracht. Daarom is de terughoudendheid van het Kadaster en Notariaat voor wat betreft volledig digitale OR per saldo begrijpelijk en verstandig te noemen. We zijn benieuwd naar de uiteindelijke verschijningsvorm van de openbare registers.

Prof. mr. J. de Jong

Ir. B. van Loenen

Gepubliceerd in WPNR Nummer 6322 Jaargang 129, 15-22 augustus 1998, pagina's 489-491

Referenties: